学生档案是记载学生个人经历、政治思想、工作表现和学习情况及成绩等内容的文件材料，是全面地、历史地考察了解和正确使用人才的重要依据。为加强学生档案管理工作，维护学生档案的完整性和真实性，促进档案工作制度化、标准化建设，根据上级有关文件要求，结合我校实际，特制定本规定。
第一条 各教学单位要高度重视学生档案的管理工作，要明确专门的管理人员，有固定的存放地点，要防止丢失、被盗、虫蛀、人为毁坏、火烧、水浸。凡出现丢失和毁坏现象，视损失后果和情节轻重追究主管领导和负责人的责任。
第二条 新生入学后，所在教学单位要及时收缴学生档案，并进行审核、整理、编号，装入招生就业处统一下发的档案袋。对没有档案的学生要责成学生本人尽快查找并及时上交。
第三条 学生在校期间若出现转专业、留降级、休学、退学、转学、参军、出国等情况时，学生所在教学单位必须及时对学生档案进行处理。留降级、休学学生档案由所在教学单位自动调整到下一年级。转专业、退学、转学、参军、出国学生档案由所在教学单位及时移交招生就业处进行审核转递。
第四条 学生毕业时，各教学单位负责将形成的档案材料按班级、学号、毕业去向顺序整理后，到招生就业处进行验收、封装，由招生就业处统一进行转递。各教学单位只负责学生档案材料的整理、归档、保管，无权办理转递手续。
（一）入学材料：《高中学籍表》或高中学生档案、《高校招生考生报名登记表》、《高考成绩单》、《高考体检表》或《高考综合信息表》；
（二）学籍材料：学籍表、学籍表附页、学籍变动材料(转专业、留降级、休学、复学、转学、参军、出国等相关证明材料)；
（三）学习材料：所学课程成绩单、实习实验成绩单、实习鉴定表；
（四）毕业材料：本科学士学位审批表、毕业生登记表、毕业生综合素质等级评定表、教师资格认定申请表；
（五）组织材料：学生在校期间参加中国共产党、共青团及民主党派的材料，党团组织建设中形成的材料；
（六）奖励材料：学生在校学习期间获得的校级以上奖励的各种表彰材料（如三好学生、优秀学生干部、社会实践先进个人、优秀党团员、奖学金、优秀毕业生等评审证明材料）；
（七）处分材料：由学生处提供相关处分材料，招生就业处统一整理入档；
（八）其他需要入档的材料：由招生就业处统一组织的职业鉴定及创业培训所获的相关证书等材料。
第六条 学生档案归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，由承办部门盖章，注明形成材料的时间。学生档案材料的载体一般应使用办公用纸。文字必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料须复印存档外，一般不用复印件代替原件存档。
各教学单位在新生入学即安排专人通过建立数据库、采集电子图像形成与纸质档案相对应的在校生电子档案，清晰、准确、客观、完整地记录下学生入校以来的各类动态信息。电子档案长期存储在专用的电脑、磁盘、光盘上，实现档案的信息化管理和电子信息的档案化管理。
2. 与学生管理有关的职能部门负责人或具体经办人；
3. 各教学单位党政主要负责人和分管学生工作的党政负责人、辅导员可以查阅本教学单位学生档案；
（三）所有档案查阅人必须按规定履行查阅登记手续，并注明查阅事由。
（四）任何人查阅档案时必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换、拍摄、复制，必须严格遵守保密制度，不得泄露和擅自向外公布档案内容。
（五）档案一般只能在档案室查阅，原则上不外借。如因工作需要必须外借时，要说明理由，经主管领导批准，并严格履行登记手续，限期归还。
第九条 招生就业处在规定时间内按照就业派遣方案将档案通过机要、快递或派专人转递到毕业生就业单位或学生入学时的生源所在地毕业生分配办公室或人才交流中心机构。原则上不准学生自带档案。
第十条 在规定的自由择业期内，学校可根据毕业生申请将档案保留在学校。在自由择业期内就业的学生可凭用人单位调档函调取档案，升学的学生凭录取通知书或调档函调取档案，招生就业处及时进行转递。