唐山师范学院2017年经费报销管理办法

校财字[2017]1号

校内各单位：

为加强学校各项资金的管理，规范经济活动、提高资金的使用效益和报账效率。根据国家、省、市的有关规定，并结合我校实际情况，印发《唐山师范学院2017年经费报销管理办法》，请遵照执行。

唐山师范学院

2017年1月5日

唐山师范学院2017年经费报销管理办法

一、报销时间

1、校内报销时间：

由于财务工作“日清月结”的特殊性，在学校规定的工作时间内，须预留内部对帐、结帐以及处理其他会计业务的时间，财务处对外办理报销业务的时间为：

上午：08：00------11：30

下午：14：00------17：00（冬季）

14：30------17：30（夏季）

每周三、周五下午会计科账务处理时间，不报账，其他科室业务正常。

2、财政直接支付和银行汇款时间

每周四上午办理财政直接支付和银行汇款业务，请各单位和教职工按照上述时间安排报销事宜，以免耽误工作。

二、基本流程及注意事项

（一）基本程序

1、凡办理报销会计事项，报销人从学校校园网财务处网页“资料下载”栏目中下载报销用单据；

2、所列项目应填写清楚。其中大小写金额不得涂改、刮擦。

3、将有关原始票据整齐地粘贴于报销单上，单据较多可另附纸粘贴。

4、报销购物票据背面须有经手人及证明（验收）人签字（审批领导不得作为证明人或验收人）。

5、报销应按审批权限和程序由部门领导及有关校领导审批，（审批人须注明经费列支渠道）。

（二）原始凭证的基本要素及报销要求

原始凭证指的是购买物品或支付费用等取得的发票和行政事业性收费票据等。

1、原始凭证的基本要素

（1）凭证的名称；

（2）填制凭证的日期；

（3）填制凭证单位的名称或者填制人的姓名；

（4）经办人员的签名或盖章；

（5）接受凭证单位的名称；

（6）经济业务事项的内容；

（7）经济业务事项的数量、单位、金额。

2、原始凭证的报销要求

（1）原始凭证填制的基本要素应齐全，内容要真实。

（2）原始凭证必须盖有填制单位的公章（财务专用章、发票专用章等）。

（3）大写金额和小写金额必须相符。

（4）原始凭证所记载的各项内容均不得涂改，若记载的内容有错误，应由出具单位重开或更正，更正后必须由出具单位在更正处加盖财务专用章或公章。如金额出现错误则不得更正，只能重开。

三、日常经费报销

包括办公费、印刷费、邮电费、租赁费、会议费、培训费、公务接待费、劳务费。

1、办公费：除打印纸和墨盒由学校招标采购外，其余物品必须在学校定点采购（人民购物超市、裕华道八方超市、北新道八方超市、校内超市），报销时除原始发票外必须附超市购物小票和公务卡刷卡小票以及《唐山师范学院办公用品及部分材料采购报销明细表》。

对于以上定点单位不具备的物品如需到其他地方购买，需由采购单位填写《唐山师范学院在非定点单位采购物品申请表》提出书面申请并列出清单，报分管财务校领导审批后方可采购；行政教辅单位由分管校领导签字后报分管财务校领导审批后采购。对不符合上述要求的，财务处不得报销。

打印纸和墨盒在年初预算时各单位根据需要编制，预算指标下达时将此项经费拨至国资处，每学期初由国资处按照预算采购并及时付款。

各单位包括学生组织的办公用品要求集中批量购买，办公用品的支领必须建立台帐。

报销时需提供的材料：

① 购物发票、公务卡刷卡小票及超市购物小票

②《唐山师范学院办公用品及部分材料采购报销明细表》

③《唐山师范学院在非定点单位采购物品申请表》

2、印刷费：各单位填写《唐山师范学院2017年大宗印刷清单》预算申报，财务处将指标拨至国资处，国资处进行招标采购，印刷完成后由国资处与使用单位验收后由国资处结算。

单位制作条幅、展板等宣传材料，必须在学校定点单位印刷，如因定点单位不能满足工作需要，而到非定点单位印制的需事前提交报告，经国资处领导签字同意后方可印制，结算时由各单位直接结算。

信封、档案袋、信签纸、手提袋由国资处集中印制，各单位不得自行印制。各单位到国资处领取，用本部门经费与国资处结算。特殊规格的信封、档案袋、信签纸由使用单位在年初预算时提出规格要求，经分管校领导和分管财务校领导审批后由国资处负责采购，使用单位到国资处领取。

报销时需提供的材料：

①发票

②印刷清单及合同（大宗印刷需提供合同，日常印刷一次超过1万元的需要签订印刷合同）

③开户名称、开户行、行号、账号

3、邮电费：分为办公邮寄费和办公固定电话费。各单位的固定电话缴费，原则上每半年缴费一次，使用支票结算。

4、租赁费：使用校内各项经费进行场地、设备、车辆等租赁业务，各单位须在每月最后一周向国资处申报下一个月租用计划，由国资处办理采购手续后由学校招标小组进行招标或定点采购，不得自行采购。招标价格在网上公示，不得高于网上价格采购。报销时附合同、中标通知书、询价报告、原始发票和活动说明，由经办人员和单位负责人签字后按照审批权限审签后报销。

报销时需提供的材料：

①发票

②租赁方开户名称、开户行、行号、账号

②租赁合同、询价报告、活动说明

5、会议费、培训费：分为学校自己举办的会议、培训和教职工外出参加会议或培训两类。

（1）学校自己举办的会议、培训

使用学校资金举办的会议、培训由主办单位在年度预算时专项申请，由校长审批后列入预算，未经批准的会议或培训不得报销。因工作急需临时召开的会议必须提前2周申报，由分管校领导和校长审批后执行。

报销时须提供的材料：

①经校长审批的会议、培训的申请及预算以及学校办公室出具的红头文件；

②参会人员签到表；

③原始发票、公务卡刷卡小票及费用原始明细单。

④一般会议一律在单位内部会议室召开，不得到唐山以外的城市召开。附酒店开具的清单包括住宿费标准、人数及房间数和房间清单。

使用外来资金举办的会议、培训，需事前填写会议、培训预算书，经分管校长审批后执行，报销材料同上，不需要学校红头文件。。

会议定点酒店执行《唐山市财政局关于印发2017-2018年度党政机关会议定点场所的通知》（唐财行[2017]1号）文件规定。

（2）单位教职工外出参加学术会议、工作会议和短期培训

教职工外出参加会议，所发生的费用在差旅费中报销，应开具“会务费或会议费”发票，会务费或会议费和住宿费应刷卡结算。教职工外出参加业务短期培训，所发生的往返车费和住宿费在差旅费中报销，培训费应开具“培训费”的发票，单独报销。培训费为财政直接支付，需事前填写“培训费汇款单”，由财政直接汇款，或到参会地点刷公务卡（限额2000元/卡以内）。

对于既不能汇款也不能刷公务卡的会议或培训，按财政要求不能报销费用。

报销时须提供的材料：

①发票及公务卡刷卡小票

② 培训通知

6、公务接待费

按照财政局要求定点接待，包括餐饮费和来客的住宿费，接待住宿要严格执行差旅、会议管理的有关规定。学校原则上不负担来宾住宿费，确因工作需要负担来宾住宿费的，按标准执行。不得额外配发洗漱用品，不得在房间摆放花篮和果盘。

（1）公务接待前各单位须如实填写《唐山师范学院公务接待审批单》（附件1）一式两份，报学校办公室审批。公务活动结束后，接待单位须如实填写《唐山师范学院公务接待清单》（附件2），接待清单包括接待事由、时间、地点、陪同人员和接待对象的单位、姓名、职务等内容。

（2）各单位因承办各种培训及各种活动等发生的工作餐费须如实填写《唐山师范学院工作用餐清单》（附件3），工作用餐清单包括：用餐事由、时间、地点、用餐人员、用餐金额等内容。

（3）各单位报销公务接待费用应提供公函、邀请函或校办公室审批的《唐山师范学院公务接待审批单》和《唐山师范学院公务接待方案》及财务票据；报销工作用餐，应提供《唐山师范学院工作用餐清单》及财务票据。

（4）接待饭店开具的发票和饭店的账户名称、开户行、行号、账号或公务卡刷卡小票。

（5）根据工作需要邀请来校开展学术交流活动的专家、学者、社会各界人士，需附主办单位出具的邀请报告（注明邀请理由、人员情况、活动场地、时间、参加人员等）。

（6）公务接待费报销审批：

教学单位由院系主任、书记在《公务接待审批单》上双签，并加盖公章，并由学校办公室审批。行政教辅单位报学校办公室统一安排，支付时按经费审批额度需办公室主任和分管办公室校领导签字。

（7）支付要严格按照国库集中支付制度和公务卡管理有关规定执行，公务接待费不得使用现金支付。

公务接待费报销材料：

① 发票、公务卡刷卡小票（或酒店开户名称、开户行、行号、账号）

②《唐山师范学院公务接待审批单》

③《唐山师范学院公务接待清单》

③ 公函或邀请专家的邀请报告

7、劳务费报销：一般指学校支付给外单位和校外人员的评审费、讲座费、咨询费等。临时雇佣人员的费用不得在此项目列支。

（1）讲座费的支付按以下标准执行（税后）。

①副高级技术职称专业人员一个半小时以内500元，每半天最高不超过1000元；

②正高级技术职称专业人员一个半小时以内1000元，每半天最高不超过2000元；

③院士、全国知名专家（指国家“千人计划”长期人选、“万人计划”杰出人才和领军人才、长江学者、国家杰出青年基金获得者）每半天最高不超过3000元。

（2）咨询费的支付按以下标准执行（税后）。

以会议形式组织的咨询，一般参照高级专业技术职称人员500-800元/人/天、其他专业技术人员300-500元/人/天的标准执行。会期超过两天的，第三天及以后的咨询费标准参照高级专业技术职称人员300-400元/人/天、其他专业技术人员200-300元/人/天执行；

以通讯形式组织的咨询,一般参照高级专业技术职称人员60-100元/人次,其他专业技术人员40-80元/人次的标准执行。

（3）评审费的支付按以下标准执行（税后）。

每半天不超过200元。

以上费用支付由使用单位填写《唐山师范学院劳务费发放表》，同时按经费审批签字权限签字），由财务处扣税后打卡发放，不得现金支付。

各单位严格掌握标准和讲座时间，不得超标准发放。报销时附《唐山师范学院外聘人员咨询、讲座、评审活动说明》（说明活动时间、地点、参加人员，单位加盖公章）。会议咨询报销时需附经学校批准的会议申请，否则不予报销。行政教辅单位对外支付劳务费时除履行其他审批手续外，还需要校长审批后支付。

报销时需提供的材料：

①《唐山师范学院劳务费发放表》

②《唐山师范学院外聘人员咨询、讲座、评审活动说明》

四、差旅费的报销

严格执行《唐山师范学院差旅费管理办法》（校字[2014]35号）以及《唐山师范学院差旅费管理办法补充规定》。

1、工作会议出差的报销：工作会议指行政主管部门召开的工作会议，在本单位差旅费支出。

除车票、住宿费及住宿费刷卡小票外，需附会议通知和经审批过的《唐山师范学院国内公务差旅审批单》。电话通知的须由单位写出书面通知，单位负责人签字并加盖公章，机关教辅部门还要由分管校领导签字。

2、外出调研的报销：原则上不允许无实质内容的异地部门间的学习交流和考察调研。如因工作需要必须到其他单位学习交流的须提交申请，经校长审批后方可出差，报销时附审批申请。除车票、住宿费及住宿费刷卡小票外，需附经审批过的《唐山师范学院国内公务差旅审批单》和《唐山师范学院外出调研报告单》。

（科研经费的外出调研由经费主管部门审批）。

3、参加学术会议（含短期培训）的教职工，按经费所属，须持经过本单位和科研处、教务处或人事处审批的《唐山师范学院国内公务出差审批单》和在校内所作学术报告的《学术报告情况表》以及发票、公务卡刷卡小票到财务处办理报销。学术会议在本人或本单位科研经费中支出。

4、报账人须填写《唐山师范学院差旅费报销单》，报销单上所有项目必须填写清楚。一事一单，不得将数次出差合并一单报销。出差期间购买的物品、资料等，必须与差旅费报销同时进行，但不在差旅费中支出。出差参加培训的，培训费与差旅费分开填写，同时报销。

5、超标准乘坐交通工具或住宿的按照《唐山师范学院差旅费管理办法补充规定》标准报销，超标准部分自理。

6、探亲差旅费报销时，必须填写差旅费报销单，经人事处签批后，方可办理报销。

7、车票遗失的须书面说明情况（注明乘坐的交通工具、起讫地点、时间、票价等）并由审批领导签字证实，按照《唐山师范学院关于丢失原始发票报销程序的有关规定》（校财字[2014] 4号）规定予以核定金额。

10、校长出差由书记审批，书记、副校长、中层干部出差须经校长审批。

报销时需提供的材料：

①往返车票、住宿费发票及公务卡刷卡小票；

②会务费或培训费发票及公务卡刷卡小票；

③会议或培训通知；

④《唐山师范学院公务出差审批单》；

⑤考察调研的需付《唐山师范学院考察调研说明》。

⑥参加学术会议的需附《学术报告情况表》。

五、广告费的报销

招生宣传、人才引进、学校宣传等广告费用的支出，需由主办单位在年度预算编制时填写《唐山师范学院2017年广告费支出明细》，学校审批后由国资处办理招标采购手续。

报销时需提供的材料：

①发票

②政府采购审批手续

③广告合同及清单

六、专用材料费的报销

学校购买日常专用材料的支出，一般含实验室试剂、耗材、五金电料、维修器件、文体用品等。此项经费为财政直接支付，而且属于政府集中采购内容。

各单位编制年度预算时，填写《唐山师范学院2017年专用材料采购申请表》，额度理科为专用材料总额的80%，文科为专用材料总额的90%，用于后勤维持的材料费按照80%的额度，学校汇总后由国资处办理政府采购手续，集中采购。

材料入库后，各单位登记台账，由保管人员填写材料入库单，并将材料入库单附于发票之后一并报销。

1、属于办公用品的不得在材料费中报销。

2、U盘、移动硬盘、翻页器、录音笔、存储卡等设备应在设备费中支出，不得在材料费中报销。

3、教职工在各项业务活动中（不含工会活动），不得开支奖品或纪念品。

4、学生活动的奖励以精神奖励为主。奖品在材料费中分离出来，另行安排经费，购买内容应为文体用品、学习用品等。年度预算时填写《唐山师范学院2017年学生奖品发放计划》，执行学校《关于学生奖品发放的管理办法》。

学生活动奖品的报销需准备以下材料：

（1）活动说明一份。注明活动内容、获奖情况、获奖名单，奖品总额与发票数额一致。批量一次性购买的奖品每次报销时附总额明细表。

（2）领奖人签字表。

（3）发票。注明商户开户行、行号、账号。

5、从境外取得的发票及有关票据，需翻译成中文并办理相关报批手续后方可报销。

七、维修费的报销

反映单位日常开支的固定资产（不包括车船等交通工具）的修理和维护费用、网络信息系统维护和运行费用。此项费用为财政直接支付。

1、各单位维修每次超过1万元需要报国资处办理政府采购手续。不得故意拆分维修项目，对于故意拆分的维修费不得报销。

2、各单位的水、电、暖、房屋、土建的维修由各单位提交维修申请，由后勤处负责，各单位不得自行维修。维修费中不得开支防盗门、防盗窗、地板和窗帘等项目。

3、按照学校规定，维修费1万元以上的必须经审计处审计，2万元以上的必须经过招标。

4、维修费的报销需提供以下材料：

（1）维修费发票（不能开劳务费、设备费）。注明商户开户行、账号以及开户行行号。

（2）维修清单，经办人或验收人签字。

（3）需要办理集中采购或招标的由国资处办理采购手续，并附在报销材料中。

八、设备费、图书资料费的报销

设备采购严格执行《河北省财政厅关于调整政府采购集中采购目录和限额标准的通知》（冀财采[2016]40号）文件要求及国资处相关规定，不得自行采购。此项经费为政府采购和集中支付。

1、各单位编制年度预算时，按学校要求在设备费中编制采购清单，年初统一由国资处办理采购手续，进入政府采购，年度内不追加采购。

2、购置固定资产（不含图书）后，首先应到国资处办理固定资产入库手续，并将《固定资产验收入库单》附在发票后办理报销手续。

3、图书馆、院系资料室购置图书资料后，首先在本单位及图书馆办理图书资料入库手续，并将“图书资料入库单”附在发票后办理报销手续。外文图书应在入库单中有中外文对照。

4、凭采购审批手续、采购合同原件、验收报告、原始发票（须经办人员、验收人员及经费负责人签字），按照审批权限审批后予以支付。

九、实验室维持费的报销

实验室维持费包括材料费、维修费。分别按第六、七条规定报销。

十、学生实习、见习和专业考察费报销

各教学单位在编制年度预算时，按照培养方案和教务处《唐山师范学院教学实践经费管理办法》编制本年度的实习、见习和专业考察的经费预算，由教务处负责审核。

1、每一项活动结束后按预算一次性报销。

2、支付给实习单位的管理费用，必须通过转账支付，实习单位需要开据合法票据。

3、开支范围：

实习费开支范围：往返车费（含出发地、考察地学生市内交通）、实习单位管理费、实习单位指导费。

见习费开支范围：往返车费（含出发地、考察地学生市内交通）、实习单位管理费、实习单位指导费、门票。

专业考察费：往返车费（含出发地、考察地学生市内交通）、门票。

实践活动中往返车费和市内公共交通费凭票报销。实践活动中异地发生的租车费不得报销。

4、开支标准：参照教务处关于实习见习专业考察经费支出标准执行。

5、报销材料：

（1）教务处审批的实习、见习、专业考察计划；

（2）学生名单；

（3）车票、门票票据、指导费发放表、管理费发票。

十一、校内科研经费、教学研究经费的报销

1、校内科研经费按照《唐山师范学院科研经费管理办法》执行，开支范围：材料费、差旅费、图书资料费、版面费、培训费、测试化验加工费、专家咨询费、讲座费。按照学校劳务费的标准打卡支付，不得使用现金。

2、科研项目经费的开支严格按照“校内科研经费预算表”执行，不得超范围支出，预算项目之间不得随意调整。如必须调整，需经经费主管部门和财务处审批。结题时在财务查询系统打印经费支出明细表，如实际支出与预算不符，财务处不得盖章。

3、校内科研经费不得转拨外单位，不得用于支付人员费、业务接待费、燃料动力费、电讯费等。

4、校内科研经费购买复印纸、墨盒等要纳入学校集中采购。不得购置移动硬盘、U盘、录音笔、翻页器等设备。

5、使用校内科研经费购买图书资料的，需到资料室和图书馆办理登记手续，纳入学校固定资产管理。一次购买超过10000元的，需办理政府采购手续后采购。采购时必须使用公务卡（2000元/次以内）或转账支付，不得自行使用现金支付的不得报销。

6、支付测试费、实验费等须在发票或合同上上写明测试、实验内容、单价、数量或提供明细清单并加盖公章。

7、材料费的使用和支出必须建立台账。

8、版面费和出版费必须由财政直接支付，出版单位、汇款单位和发票必须一致，不得委托第三方办理，个人不得汇款或转账。

9、个人校内科研经费不得安排出版费。学校设立出版基金，由主管部门年度预算时申报，由国资处办理采购手续后方可申请财政汇款。

十二、校外科研经费、教学研究经费的报销

1、纵向科研经费严格按照预算执行；横向课题按照合同约定执行。

2、校外课题经费报销前要提前留好复印件，以备结题时使用，财务处不负责提供已报销发票的查询复印。

3、科研协作费报销：需提供原始发票和协作合同。

4、材料费的使用和支出必须建立台账。

十三、进修费和长期培训费的报销

人事处在编制年度预算时需要提供进修、培训计划和名单的预算，财务处按预算报销。

1、进修（培训）人员进修（培训）结束，由人事处审核盖章，经有关领导（管理该项经费的校领导）审批签字后持进修（培训）通知及有关票据办理报销手续。

2、进修单位开具的膳食费、宿管费、押金均不予报销。

十四、国外购物报销：购买国外耗材、图书资料、支付注册、版面费等，需提供国外发票（含支付清单），同时附银行支付证明，即银行汇款单或信用卡转账水单，若为复印件需加盖银行印章。

以外币计价的发票，能提供银行水单的，按报账当月首日中国银行公布的外汇牌价折算成人民币报销。

十五、网上购物报销

使用校内各种经费进行网上购物商品报销时，必须同时具备以下材料：

1、购物发票；

2、原始随发票寄送的明细清单；

3、网上订单的打印件。

以上三种材料内容必须一致，否则不予报销。

十六、人员经费的发放

按照财政局要求，除正常工资外我校人员经费的发放只有四块经费：

1、校内教职工人员经费如加班、评审、讲座等在绩效工资中支出，教学单位在本单位绩效工资中支出，纳入工资，每半年统计一次，报人事处审批后在每年7月和12月绩效工资中发放。

2、本校教职工使用“部门收入”发放讲课酬金和管理费等，登录“校内发费系统”，每月1日-3日，在系统中录入信息， 5日前将单位领导签字并加盖公章的发放表报财务处计划科。财务处按照国家规定代扣代缴个人所得税后在10日前打入建行卡发放到位。

3、发放临时工工资由预算中临时工工资支出，各单位必须按照人事处分配的临时工工资额度使用经费由发放单位登录“校内发费系统”，每月1日-3日，在系统中录入信息， 5日前将人事处审批的发放表报财务处计划科。财务处在10日前打卡发放到位。

4、发放学生人员经费包括奖助学金、勤工助学补助等全部由学生助学金支出。由发放单位在校内公示后登录“校内发费系统”，每月10日-15日，在系统中录入信息，15日前将单位领导签字并加盖公章的发放表报财务处计划科。财务处在下月5日前打卡发放到位。

注意：发放本校学生报酬或补助须转入学生与校园卡绑定的银行卡中，不得支付现金。

5、长期在我校领取讲课费的外聘教师需要自行办理工商银行卡。

十七、校内划账

1、校内划账范围：单位之间指标转移如印刷、装订、打字复印等。

2、校内单位之间发生以上经济业务往来时，一律使用“校内经费划拨单”划账，不得使用“行政事业性收费收据”和“行政事业性收款收据”。

3、付款单位领导在“校内经费划拨单”上审批签字后，经办人到财务处计划科办理划账手续。

4、校内划账与结算应分单位进行，一个单位一张凭证，不得由提供服务的单位代为集中办理。

十九、票据领取及档案查阅

1、学校各级部门一切收费都应使用统一印制的财政收据，各部门根据收费业务量申请，经财务负责人批准，到相关会计人员处领取。

2、收费后应及时回缴资金和收据存根，逾期不缴者不得领取新收据，逾期不缴资金者，视为挪用公款。

3、收据在使用过程中，不得故意毁损，要认真填写，以便存档查阅。

4、会计档案的查阅须申请，经财务处批准后方可查阅。

二十、部门收入的上缴和使用

1、部门收入的收取和上缴

按照省物价局、市财政局的要求，我校的部门收入必须严格履行收费审批手续，未经审批的收费各单位不得收取，财务处不得入账。需要收费的单位请于收费前提出申请，由财务处报请学校同意后到省物价局办理收费许可。经省物价局批准的收费，财务处以文件形式通知收费单位。收费单位上缴费用时须附财务处的收费文件。

2、部门收入的使用

部门收入全部纳入预算管理，各单位在上缴收入时须附预算表一份，由财务处长审核后报校长审批。支出时必须按照预算表执行。预算执行过程中如需要调整需校长审批。

二十一、其他事项

1、如需加盖财务专用章，需财务处领导签字，到财务处会计科办理。

2、领用票据、缴纳学宿费等事宜在收费科办理。预算指标、五险一金在计划科办理。

3、各项经费（含津补贴发放）的查询可在财务处网页“财务综合查询”实现，包括学生的学宿费的缴费和奖助学金发放。

4、各项支出业务中要求使用公务卡或支票结算，不得使用现金支付。如必须使用现金，须提前报财务处批准，报销时附经财务处批准的“现金使用申请单”。

5、服务咨询电话：

会计科 3864599（签字审批、集中支付）、3863380（会计核算）

计划科 3863383（计划指标）

3863307（五险一金、津补贴发放、工资）

收费科 3863382（学宿费收取、校内杂费收取、收费许可办理）

校园卡管理中心 3863030 2210423（学院路校区）

财务处副处长 3863381 财务处处长 3863288

特别提示：

1、报销时贴存单上注明部门、经费开支项目、保证余额充足。

2、详细报销办法请查询《唐山师范学院财务手册（2017版）》。

本办法自发布之日起执行，原《唐山师范学院经费报销管理办法》自行废止。