唐山师范学院心理咨询档案管理制度

归档制度

凡属心理健康教育与咨询中心的各种门类载体的资料（学生心理档案、心理测试量表、心理测试结果和其他相关文字资料、录像、照片等）都由心理咨询中心统一管理。

一、归档范围

（一）学生心理咨询相关记录表（包括个别咨询记录表、个别咨询转介记录表、个别咨询效果调查表及统计结果）。

（二）心理健康教育活动相关文件（包括策划书、组织方案、通讯稿等资料）

（三）团体辅导相关文件（包括团体辅导协议书、团体辅导报名表、团体辅导效果反馈调查表）。

（四）心理测试结果及报告。

（五）学生心理咨询、心理健康教育活动相关电子、声像资料。

（六）各类上级通知。

二、归档要求

（一）学生心理咨询文字材料，由心理咨询中心指定专门管理人员负责收集、积累整理编号归档，管理人员要认真负责，严格遵守相关保密规定。

（二）存储电子文件的载体或装具应贴有标签，标签上应注明主要内容和存入日期等放入相应档案袋并附上《归档电子文件登记表》，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

三、归档时间

（一）学生心理咨询相关记录表在每学期咨询结束至该学期结束时间段内，将应归档的文字材料整理编号经心理咨询中心主任审定后，以时间段为单位（一个学年为一个时间段）统一放入档案资料柜。

（二）各项管理工作中形成的文件，应在每学期结束前将应归档的文件归档存放。

（三）声像文件材料应在各项活动后，整理好随时归档，每学期结束前将各类声像文件材料刻录备份，编号统一放入档案资料柜。

（四）学生心理档案应按规定年限完好保存。

四、归档份数

（一）学生心理咨询记录表和转接记录表存放文件为原始文件一份，个别咨询效果调查表存放文件为原始文件一份，统计结果作为电子文档资料存放。

（二） 其他心理健康教育活动档案（包括心理健康活动、团体辅导等相关资料）存放文件均为原始文件一份，效果调查表统计结果（包括心理健康活动、团体辅导效果反馈调查表统计结果）作为电子文档资料存放。

五、移交手续

移交文件材料或档案要办理移交手续，移交材料清单一式二份双方签字后各保存一份存查。